経理実務で知らないと危険なEXCEL(エクセル)の基本

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こんにちは!経理に配属されたあなたは、EXCELでの作業に自信がありますか?新入社員だったり、経理実務未経験ということでEXCELでの作業というものがイメージが湧かない方も多いかもしれませんね。経理の実務ではお金や数字を扱う仕事であるため、EXCELでの作業が非常に多いです。例えば、仕訳や各種明細の作成、分析資料の作成等です。

ここでは実務の現場を想定しながら、EXCELの基本を伝えたいと思います。

既存のEXCELデータを開いたらまず行うこと

経理に配属されたあなたは、上司や先輩から引継ぎをされているはずです。もしかしたら前の担当者が失踪したため、過去の資料・EXCELのデータのみ手元にある…なんて状況もあるかもしれません。そこで、あなたがまず行うべきことは、EXCELのデータの確認です。EXCELのデータがどのように作成されているか確認する必要があります。

具体的に行うべき手順として

  1. 各シートが何のデータを作成しているかを確認する
  2. 各シートの中身を確認する際には、必ず一度は「数式を表示」させる。
  3. コメントも一旦全て表示させる

以上を行うと、だいたいのEXCELの構造を把握しやすくなります。数式を表示させる理由は、そのセルが数式により自動で表示されているか、それとも手入力で何かが打ち込まれていることを区分把握するためです。

前担当者から引き継いだEXCELの、一つ一つ のセルの中身を見ていくと大変ですし見落とす可能性もあるので危険なので、一旦は数式を表示してチェックを行いましょう。

数式を表示させると、”=SUM(A1:B20)+100”といったものが存在することに気づくことができます。数式の後半部にある+100は、手入力で何らかの調整を加えている可能性があるため、前任担当者へ確認か、もしくは自分自身で調査を行う必要があります。(数式の固定値として正しい場合もあります。)

数式の表示方法

ショートカットキーの場合、Ctrl キーと Shift キーを押しながら ` (アクサン グラーブ) キーを押します。 ` (アクサン グラーブ) キーは、@が書いてあるところのキーですね。

タブからの表示になると、EXCELの画面の上部にある数式というタブをクリックした後、”数式の表示”というものが表示されているので、そちらをクリックすれば数式の表示の切替が行われているはずです。元の表示に戻す際も、こちらを再度クリックすれば元に戻ります。

コメントを全て表示させる方法(EXCEL2007以降)

Altキー→R→A を順番に押すことでできます。前任担当者がメモを残す人の場合、こちらで隠れているコメントを全て表示させることが可能です。

経理でよく使う関数

  1. VLOOKUP
  2. SUMIF
  3. COUNTIF
  4. IF

VLOOKUP(=VLOOKUP(検索値、範囲、列番号、検索方法))は、指定した範囲の中から、検索値に一致したものを抜き出す関数です。縦方向への検索を行うものになります。

SUMIF(=SUMIF(範囲、検索値、合計範囲))は、指定した範囲の中から、検索値に一致したものを合計範囲の中から合計する関数です。またSUMIFS(=SUMIFS(合計範囲条件範囲1条件1条件範囲2条件2))というSUMIF関数の進化版のような関数もあります。こちらは複数条件にも対応しています。条件2を設定せず条件1までの設定にした場合、SUMIFと同様に一つの条件に一致したものを合計することになりますので基本的にSUMIFSを使用してもよいかもしれません。あと、SUMIFSは複数条件に対応するため、クロス集計を行うことも可能ですがあまり適しておりません。詳細は下記のピボットテーブルにて記載しております。

COUNTIF(=COUNTIF(範囲、検索値))は、指定した範囲の中から、検索値に一致したものの個数を返す関数です。

IF(=IF(論理式、真の場合、偽の場合))は、もし〇〇という条件の場合(論理式)は、☓☓という処理を行い(真の場合)、それ以外の場合は△△という処理を行う(偽の場合)という処理が行える関数です。

以上が経理ではよく使う関数ですね。

クロス集計はピボットテーブルでできる

ピボットテーブルはEXCELでクロス集計を行う機能です。例えば、取引先別残高表を作成する場合は、行が取引先の名称、列が前月残高や当月残高になりますのでイメージが湧きやすいでしょう。使用方法としては、元データを貼り付けるシートを用意し、そのシートからクロス集計します。あとは、データを更新するをクリックするのみで最新版の表を使えます。

ありがちな間違いは、ピボットテーブルという便利な機能があることを知らずに、クロス集計を上記のSUMIFS関数で全て行ってしまうことです。SUMIFS関数は複数条件に対応したものを合計できるためクロス集計が可能です。ただし、関数でクロス集計を行う場合は、数式の計算で画面が固まってしまうことがあります。EXCELが数式の計算を一生懸命行ってしまうんですよね。ハイスペックのPCでの使用なら問題なくスムーズに作業できる可能性もありますが、SUMIFSで行いたいなと思うことはピボットテーブルで行いましょう。

また、数万行以上データを加工したり、クロス集計しようとする場合は、関数やピボットテーブルを使用したりすることはオススメしません。EXCELは、あくまで表計算ソフトであるため、膨大なデータの処理をすることには不向きです。その場合は、ACCESS(アクセス)を利用しましょう。

最後に

経理ではEXCELを本当によく使います。EXCELの使い方を知っている人だと作業時間が数秒程度、知らない人だと丸一日かかる…ということがよくあります。

あなたがEXCELに興味をもって取り組むキッカケになっていただければ嬉しいです。

ここまで読んで頂きありがとうございました!

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